HUKUM DAGANG : PEMBUKUAN

Mengapa Perusahaan diwajibkan melakukan pembukuan/akuntansi? Di Indonesia kewajiban melakukan pembukuan setiap perusahaan didasarkan pada Kitab Undang Undang Hukum Dagang (KUHD) pasal 6.

Tujuan yang akan dicapai adalah untuk mendapatkan informasi informasi tentang transaksi keuangan dan transaksi barang agar dapat ditentukan dengan tepat kebijaksanaan selanjutnya. Selain KUHD pasal 6, juga UU Pajak tahun 2000 pasal 28 ayat 1 - 12 yang mewajibkan perusahaan menyelenggarakan pembukuan perusahaan, sehingga diketahui hak dan kewajibannya.

Pembukuan yang baik memudahkan pengusaha menghitung laba rugi dan menentukan besarnya pajak yang harus dibayar. Begitu pula pembukuan yang diselenggarakan dengan baik akan memungkinkan investor melakukan penilaian keadaan perusahaan apakah sehat atau tidak.

Pasal 6

Setiap orang yang menjalankan perusahaan diwajibkan untuk menyelenggarakan catatan-catatan menurut syarat-syarat perusahaannya tentang keadaan hartanya dan tentang apa yang berhubungan dengan perusahaannya, dengan cara yang sedemikian sehingga dari catatan-catatan yang diselenggarakan itu sewaktu-waktu dapat diketahui semua hak dan kewajibannya. (KUHD 35, 66, 86, 96, 348; KUHP 396 dst.)

Ia diwajibkan dalam enam bulan pertama dari tiap-tiap tahun untuk membuat neraca yang diatur menurut syarat-syarat perusahaannya dan menandatanganinya sendiri. (KUHPerd.1881.)

Ia diwajibkan menyimpan selama tiga puluh tahun, buku-buku dan surat-surat di mana ia menyelenggarakan catatan-catatan dimaksud dalam alinea pertama beserta neracanya, dan selama sepuluh tahun, surat-surat dan telegram-telegram yang diterima dan salinan-salinan surat-surat dan telegram-telegram yang dikeluarkan. (KUHD 35.)

   Pembukuan

Ø  Pasal 6 ayat (1) KUHD

Pengusaha wajib membuat catatan, sehingga dapat diketahui hak dan kewajibannya setiap saat.

Ø  Pasal 6 ayat (2) KUHD

Pengusaha diwajibkan pula untuk membuat dan menandatangani neraca.

Dari neraca ini, dapat diketahui modal yang didapat dari selisih harta dan modal serta keseimbangan antara debet dan kredit. Pasal ini berkaitan dengan pasal 1131 dan 1132 BW tentang sita jaminan.

Ø  Pasal 6 ayat (3) KUHD

Pengusaha diharuskan menyimpan buku-buku, surat-surat, dan neraca yang dibuatnya selama tiga puluh tahun serta menyimpan selama sepuluh tahun surat-surat kawat dan tembusannya baik yang telah dikirim atau diterimanya.

Yang dapat melihat pembukuan

Berdasarkan pasal 12 KUHD, mereka yang dapat melihat pembukuan adalah:

1.      Orang yang berkepentingan langsung

2.      Ahli waris

3.      Sekutu

4.      Persero atau pemegang saham

5.      Kreditur dalam hal kepailitan

     

 UU Dokumen Perusahaan (UU No. 8 tahun 1997)

Berbeda dengan Pasal 6 KHU Dagang yang menggunakan istilah pembukuan, sementara di Pasal 8 tahun 1997 menggunakan istilah Dokumen perusahaan.

          Berdasarkan Pasal 1 butir 2 Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 merupakan data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya baik tertulis diatas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan didengar.

          Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya:

-     Dokumen keuangan

Terdiri dari catatan (neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian), bukti pembukuan dan data administrasi keuangan yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.

-     Dokumen lainnya

Terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan, meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.

          Jangka waktu untuk dokumen keuangan selama 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan sedangkan data pendukung administrasi keuangan disimpan sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan serta nilai guna dokumen tersebut. Dokumen perusahaan perlu disimpan sekurang-kurang selama 30 tahun. Setelah lewat masa 30 tahun kepentingan dokumen tidak mempunyai fungsi sebagai alat bukti. Selain itu sifat pembukuan yang dibuat oleh seorang pengusaha bersifat rahasia.

          Berdasarkan Pasal 12 KUH Dagang, “tiada seorang pun dapat dipaksa akan memperlihatkan buku-bukunya. Akan tetapi kerahasiaan yang dimaksud tidaklah mutlak, artinya dapat dilakukan terobosan dengan beberapa cara, misalnya representation dan communication.

-     Representation

Representation artinya melihat pembukuan pengusaha dengan perantara hakim.

-     Communication

Communication artinya pihak-pihak yang disebutkan dibawah ini dapat melihat pembukuan pengusaha secara langsung tanpa perantara hakim, hal ini disebabkan yang bersangkutan mempunyai hubungan kepentingan langsung perusahaan, yakni:

a.       Para ahli waris

b.      Para pendiri perseroan/persero

c.       Kreditur dalam kepailitan

d.      Buruh yang upahnya ditentukan pada maju mundurnya perusahaan

          Sebagaimana telah ditetapkan untuk membuat pembukuan bagi pengusaha, tentunya baginya pengusaha yang tidak melakukannya akan dikenakan sanksi sebagaimana yang disebutkan dalam undang-undang nomor 8 tahun 1997 dan pasal 396, 397, 231 (1) (2) KUH Pidana.

Latar belakang Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, yaitu:

a.       Penyelenggaraan perusahaan yang efektif dan efisien.

b.      Peraturan lama (KUHD) tidak lagi sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan di bidang ekonomi dan perdagangan.

c.       Beban ekonomis dan administrative dalam penyimpanan dokumen.

d.      Meskipun demikian, tetap diperlukan penyimpanan dokumen untuk menjamin kepastian hukum untuk melindungi para pihak.

e.       Kewajiban membuat dan menyimpan dokumen perusahaan harus tetap dijalankan

f.       Perlu pembaharuan mengenai media yang membuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanannya.

g.      Kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen di atas kertas dialihkan dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.

Pembukuan bagi pengusaha merupakan suatu yang bersifat rahasia. Artinya pengusaha mempunyai hak untuk melarang orang lain mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan urusan intern dalam perushaannya.

Meskipun pembukuan bersifat rahasia, tetapi dapat diterobos dengan pembukaan (openlegging, representation) dan pemberitaan (overlegging, commication), bila terjadi perselisihan antar pengusaha.Pembukuan yaitu perintah dari hakim atas permintaan pihak yang berkepentingan kepada pihak lawannya untuk membuka pembukuan atau neraca perushaannya. Dalam hal ini pengusaha yang diminta membuka pembukuannya tersebut dapat menerima atau menolak permintaan hakim.

Bila dia menolak maka hakim bebas untuk menarik kesimpulan atau keputusan mengenai hal itu. Sedangkan peberitaan yaitu suatu permintaan dari salah satu pihak yang bersenketa terhadap pihak lawannya untuk membuka catatan pembukuannya. Pembritaan ini bisa dilakukan oleh :

A.    orang yang berwenang mengangkat pengurus, yaitu pengusaha atau pemilik perushaan

B.     sekutu atau persero

C.     ahli waris pengusaha, dan lain-lain.

Berbeda dengan pembukuan yang dilakukan oleh hakim, pemberitaan ini terjadi  diluar hakim. Tetapi bila pihak yang diminta untuk membuka pembukuannya itu (direksi) menolak, maka pemberitaan tersebut dapat diminta untuk dilakukan di muka hakim